Conheça ferramentas que vão ajudar você a superar os desafios da gestão de contas a receber com eficiência, agilidade e segurança. Acesse!
Uma empresa que busca o crescimento sustentável precisa ter um controle financeiro bastante organizado. A centralização de informações é um passo de extrema importância, principalmente no que diz respeito às contas a receber.
No Brasil, no ano de 2022, conforme dados do Governo Federal, foram registrados mais de 1,5 milhão de processos de fechamento de empresas. Dados como esse mostram que muitos empreendedores não fazem uma gestão eficiente dos seus negócios, o que leva ao cenário de encerramento das atividades.
Assim, contar com ferramentas que tornem esse trabalho mais fácil e mais confiável faz toda a diferença. Aqui, você vai encontrar dicas de ferramentas para aprimorar a gestão de contas a receber da sua empresa. Continue a leitura e saiba mais!
Qual a importância das contas a receber para a empresa?
As contas a receber desempenham um papel crucial no funcionamento financeiro de uma empresa. Elas representam os valores devidos pelos clientes à empresa em relação às vendas de produtos ou serviços.
Além disso, afetam diretamente o fluxo de caixa, a liquidez, a análise de crédito, o relacionamento com os clientes e o planejamento financeiro. Afinal, são as contas a receber que ditam o faturamento e, por consequência, o futuro da empresa.
Essa entrada de recursos faz com que a empresa se organize para fazer investimentos e projetar seu crescimento. Quando não há uma gestão eficiente das contas a receber, o empreendedor trabalha sem ver o resultado do seu esforço.
Como funciona o controle de contas a receber?
O controle de contas a receber envolve uma série de processos e etapas para garantir que as vendas sejam registradas adequadamente. É assim que os valores devidos pelos clientes podem ser acompanhados e os pagamentos são recebidos de forma eficiente.
Ao seguir as etapas corretamente, o controle de contas a receber se torna mais fácil, ágil e oferece mais credibilidade nos dados coletados. De forma geral, esse sistema pode-se organizar da seguinte forma:
- Registro das vendas – O processo começa com o registro de todas as vendas realizadas pela empresa. Isso pode ser feito por meio de um sistema de contabilidade ou software de gestão financeira. Nele, são organizadas e registradas as informações sobre a venda, como data, cliente, valor e itens vendidos.
- Fatura do cliente – A partir dessas informações de vendas, é gerada uma fatura para o cliente. Trata-se de um documento que detalha os produtos ou serviços fornecidos, o valor devido, os termos de pagamento e outras informações relevantes.
- Monitoramento – Com esses registros, a empresa deve manter um controle regular das contas a receber, acompanhando os pagamentos pendentes e mantendo os valores devidos por cada cliente atualizados. Nesse monitoramento, ao identificar que há pendências, a empresa deve enviar lembretes de cobrança aos inadimplentes.
- Registro dos pagamentos – Quando os pagamentos são recebidos, eles devem ser registrados no sistema financeiro da empresa, indicando a data do recebimento, o valor recebido e a alocação do pagamento das faturas específicas. Afinal, se não há o pagamento, as contas a receber ficam comprometidas, gerando problemas de outras ordens no negócio.
A empresa deve analisar regularmente as contas a receber para avaliar o desempenho financeiro, identificar padrões de pagamentos atrasados ou inadimplentes e tomar medidas corretivas. Além disso, relatórios financeiros, como o balanço patrimonial e a demonstração de resultados, são preparados com base nas informações das contas a receber.
Quais são os maiores desafios na gestão de contas a receber?
Parece um processo natural, mas, no dia a dia, nem sempre as coisas acontecem como uma linha reta. Fatores internos e externos interferem diretamente nesse ciclo, fazendo com que as contas a receber se tornem uma dor de cabeça para o empreendedor.
Um dos desafios é a inadimplência, que pode afetar negativamente o fluxo de caixa da empresa e exigir esforços adicionais de cobrança. Lidar com a inadimplência requer estratégias eficazes de cobrança, comunicação clara com os clientes e ações adequadas para recuperar os valores devidos.
Outro ponto está na análise de crédito e na capacidade de pagamento do cliente. Uma análise de crédito inadequada pode resultar na concessão de crédito a clientes não confiáveis, aumentando o risco de inadimplência.
Muitas empresas enfrentam desafios na gestão de contas a receber devido a sistemas desatualizados, processos manuais ou falta de automação. Essas limitações podem resultar em erros, atrasos na emissão de faturas, falta de acompanhamento adequado e dificuldade na geração de relatórios precisos.
Ainda nessa linha, à medida que a empresa cresce, a complexidade dos sistemas e processos de contas a receber também pode aumentar. Manter um controle preciso e eficiente das contas a receber pode ser um desafio, especialmente se a empresa lida com muitos clientes e transações. Mas é importante lembrar: se, desde o início, você manter um controle financeiro organizado, mais fácil será de escalar esse processo depois.
O maior desafio de todos, sem dúvidas, está em equilibrar as necessidades de fluxo de caixa da empresa com a necessidade de manter um bom relacionamento com os clientes. Uma gestão rigorosa das contas a receber é importante para garantir a saúde financeira dentro do negócio, mas também é necessário evitar ações que prejudiquem a reputação ou o relacionamento com os clientes.
Ferramentas para aprimorar a gestão de contas a receber
Superar esses desafios é o trabalho diário de quem gerencia uma empresa. Saber equilibrar cada fator, analisando as consequências de cada tomada de decisão, é uma realidade na vida do empreendedor. Por isso, quando o assunto são as contas a receber, todo suporte faz a diferença. Para isso, ter conhecimento de ferramentas que otimizam essa gestão e como eles auxiliam no processo é o primeiro passo.
Na sequência, você confere algumas das ferramentas que podem ser aplicadas na gestão de contas a receber, que vão te ajudar a fazer tudo com mais agilidade e confiabilidade!
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é responsável por manter a atualização de valores a pagar e a receber — entre eles, as contas a receber. Esses registros permitem visualizar uma previsão de receitas e, então, desenvolver um planejamento financeiro.
O fluxo de caixa ajuda a acompanhar o envelhecimento das contas a receber, ou seja, determinar há quanto tempo uma fatura está pendente de pagamento. Isso permite identificar rapidamente quais clientes estão atrasando os pagamentos e tomar ações adequadas para cobrar esses valores devidos. Tudo isso dá suporte para uma tomada de decisão mais prudente por parte do empreendedor.
DRE
A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) é um dos principais relatórios financeiros utilizados pelas empresas para avaliar o desempenho financeiro ao longo de um período específico, geralmente um ano. Apesar de não ter uma relação direta com as contas a receber, alguns tópicos da DRE contribuem para uma gestão mais eficiente.
Um deles é sobre as despesas relacionadas às contas a receber. Algumas delas são de cobrança ou com serviços de agências de cobrança, além de taxas de cartão de crédito ou descontos concedidos para pagamentos antecipados. Ao analisar essas despesas, a empresa pode avaliar a eficiência e a rentabilidade do processo de gestão de contas a receber.
O DRE apresenta o lucro líquido da empresa, que é a receita total menos todas as despesas. O lucro líquido reflete a rentabilidade geral do negócio, e uma gestão eficiente das contas a receber pode contribuir para um lucro líquido saudável.
Balanço patrimonial
O balanço patrimonial é outro relatório financeiro fundamental que auxilia na gestão de contas a receber. Ele fornece um panorama financeiro da empresa em um determinado momento, mostrando seus ativos, passivos e patrimônio líquido.
Um dos exemplos de como o balanço patrimonial pode ser uma ferramenta importante na gestão de contas a receber é na análise dos ativos circulantes. Eles são os recursos financeiros que a empresa espera converter em dinheiro dentro de um ano.
Entre esses ativos, geralmente estão inclusas as contas a receber. Por meio do balanço patrimonial, a empresa pode identificar o valor total das contas a receber e sua proporção em relação a outros ativos circulantes.
Auditoria interna
A auditoria interna desempenha um papel importante na gestão de contas a receber. Ela pode fornecer uma avaliação independente e objetiva dos processos, controles internos e conformidade relacionados a essa área específica.
A partir dela, torna-se possível identificar riscos e vulnerabilidades que possam afetar a eficiência e a eficácia da gestão dessas contas. Ela também verifica se as políticas, procedimentos e práticas relacionadas às contas a receber estão em conformidade com as leis, regulamentos e normas internas aplicáveis.
O controle realizado pela auditoria interna faz com que sejam reconhecidas possíveis melhorias e oportunidades de otimização das contas a receber. Isso pode envolver a avaliação da eficiência dos procedimentos de faturamento, a revisão dos processos de cobrança e a identificação de possíveis gargalos ou redundâncias.
ERP
Com interferência direta na gestão geral de um negócio, a tecnologia conta com diversos módulos e funcionalidades que podem melhorar a eficiência e o controle do processo de contas a receber. Integração de informações, acesso em tempo real e disponibilidade de relatórios personalizados são apenas alguns exemplos de como um ERP pode trazer benefícios à gestão de contas a receber.
Outro ponto que oferece ganhos para a empresa com a adoção de um ERP para o controle de contas a receber é a segurança. É possível definir permissões de acesso aos dados financeiros, garantindo que apenas pessoas autorizadas visualizem ou alterem informações sensíveis.
Contas a receber: controle, gestão e crescimento
Até aqui, ficou claro como a gestão de contas a receber é um processo que merece atenção na empresa. Afinal, pode gerar impactos em diversos setores, retrair o crescimento e, em últimos casos, comprometer o funcionamento do negócio. Por isso, investir em ferramentas e no desenvolvimento da equipe para realizar esse controle de maneira profissional e séria é uma decisão que impacta positivamente no sucesso da empresa e a tecnologia é uma aliada perfeita para esse processo. Conheça a Omie e implemente uma gestão otimizada do seu negócio!