Saber como preencher nota fiscal é muito importante para evitar problemas contábeis e fiscais.
Por isso, existem ferramentas como o Consulta DANFe para que você possa acessar, ver e imprimir suas notas fiscais emitidas para conferência.
Como preencher nota fiscal?
A seguir, veja o passo a passo de como preencher nota fiscal da maneira correta independente do seu estado.
1 – Faça o credenciamento junto à Sefaz
Este tipo de credenciamento junto a SEFAZ – Secretaria da Fazenda do seu estado, irá garantir que sua empresa esteja autorizada a emitir notas fiscais.
Dessa forma, será necessário que você abra uma solicitação e tenha acesso ao sistema de emissão de notas.
Essa autorização é dada quando você vai obter a senha de acesso junto ao PFE – Posto Fiscal Eletrônico.
Lá você poderá fazer a solicitação e cumprir todas as exigências e enviar informações sobre seu negócio. Você poderá fazer isso tudo pela internet facilmente por meio de um certificado digital.
2 – Encontre um emissor de nota fiscal
Se você tem um estabelecimento físico que irá estar aberto sempre, é necessário que consiga a senha de acesso.
Depois, poderá integrar seu acesso a um programa gerador de transmissor de notas fiscais diretamente para a SEFAZ.
Antigamente a SEFAZ disponibilizava um programa que era gratuito para emissão de notas. Mas, isso acabou, e não está mais acontecendo, e dessa forma, você terá de adquirir um.
3 – Preencha os dados da sua empresa
Quando você já estiver pronto para emitir uma nota fiscal eletrônica de serviço, preencha todos os dados do seu negócio corretamente. Procure informar o nome fantasia, razão social, CNPJ, inscrição municipal, endereço, inscrição estadual, telefone de contato e se é optante pelo Simples Nacional.
O comum que ocorre é que isso é preenchido somente uma única vez. Porém, se ocorrer essas informações passarem por alteração, procure atualizar o seu perfil dentro do software e do SEFAZ. Isso fará com que as notas emitidas posteriormente estejam com as informações corretas.
Vale lembrar que é bom citar o regime de tributação ou procurar atualizar ele para que os tributos estejam sempre emitidos corretamente.
4 – Complete os dados do cliente
Quando você está emitindo uma nota fiscal, as informações do cliente serão preenchidas no campo “Destinatário”. Se estiver emitindo para uma empresa, procure preencher o nome fantasia, CNPJ, razão social, inscrição municipal e estadual.
Se for pessoa física, os dados simples como nome, CPF e endereço completo e telefone é o mais recomendado.
5 – Informe os dados corretos dos produtos
Uma das partes que mais deve-se ter atenção é em relação aos dados preenchidos sobre o produto.
Pois esta é a parte que ocorre mais erros, o que leva a uma nota ser invalidada. Procure apresentar sempre o nome do produto e a sua descrição.
Quanto mais completo for as informações, melhor será a eficiência da emissão da nota fiscal.
Se ocorrer de itens iguais ou parecidos, procure preencher as características que diferem um do outro.
Se for camisas da mesma marca e tecido, procure colocar a cor ou tamanho para diferenciar.
Preencha sempre corretamente também, a quantidade vendida, a unidade que vendeu e o valor unitário de cada coisa.
Quando se multiplica o valor unitário pela quantidade, vai se encontrar o valor total do pedido para emissão da nota.
Atualmente, existe uma classificação chamada NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul, e o CEST – Código Especificador de Substituição Tributária que entrou em obrigatoriedade em Julho de 2017.
Estes pontos são importantíssimos de serem feitos, para ajudar o contador e o SEFAZ.
6 – Cuidado no cálculo de tributos
Ainda falando sobre o produto vendido ou serviço prestado. Procure fazer o cálculo do imposto devido em cada nota fiscal.
Procure sempre fazer isso e saber em qual regime o seu empreendimento está classificado.
Cada tipo de tributação tem um código específico para ela, e com isso o imposto é calculado.
Procure adicionar a origem daquele item, para assim, especificar os impostos aduaneiros se forem necessários.
Depois que o total das despesas forem feitas, será calculado o ICMS. Mas, há casos onde há a isenção desse imposto.
A alíquota dele poderá variar de acordo com a operação e tem uma alíquota específica que varia para cada estado da federação Brasileira.
Existem os campos opcionais para serem preenchidos em uma nota. Nele está o frete, se é por sua conta ou por conta do comprador ou tomador de serviço, seguro e despesas adicionais.
No final, deverá constar o valor aproximado dos tributos federais sobre a nota e assim cumprir a Lei 12.741/2012.